Sekretariat DPRD (Setwan) Provinsi DKI Jakarta menerima bimbingan teknis e-Office yang digelar Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip), Kamis (6/1).
Kepala Subbagian Kepegawaian dan Tata Usaha Sekretariat DPRD DKI Setio Wibowo mengatakan, bimbingan teknis ini sejalan dengan upaya pengembangan proses digitalisasi arsip. Mulai dari nota dinas hingga mekanisme pengajuan surat yang bersumber dari masyarakat kepada pimpinan dan anggota dewan ataupun jajaran Sekretariat dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) lainnya.
“Dengan adanya bimbingan teknis e-Office ini diharapkan bisa memudahkan pencarian yang lebih cepat, dan surat dalam sistem tersimpan dengan bagus dan arsip-arsip kita akan tertata dengan baik. Jadi sosialisasi e-Office ini bagus, karena akan menyatukan integrasi seluruh SKPD yang ada di Provinsi DKI Jakarta,” katanya di Gedung DPRD DKI.
Meski demikian, pihaknya akan terus berkoordinasi dengan Dispusip Provinsi DKI Jakarta sebagai leading sektor pengembangan aplikasi e-Office secara intensif. Khususnya, dalam mengelaborasi fitur-fitur e-Office dengan pengembangan aplikasi e-Surat yang selama ini sudah dikembangkan Sekretariat DPRD.
“Karena di Sekretariat Dewan itu ada permasalahan-permasalahan ada tiga jenis, misal permasalahan surat dari SKPD ke pak Sekwan terus ditujukan kesana, dan ada juga yang ditujukan ke Ketua Dewan, terus dari LSM atau instansi vertikal yang ke dewan atau ke Setwan. Ini yang sudah kita minta agar diberikan beberapa penyesuaian dari aplikasi e-Office ini,” ungkap Bowo.
Sementara itu, Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta Ruhiyat menyarankan kepada Sekretariat DPRD agar terus beradaptasi dengan dengan penggunaan e-Office yang sebelumnya sudah diamanatkan Gubernur melalui Instruksi Gubernur (Ingub) Nomor 64 Tahun 2021 tentang Percepatan Penggunaan E-Office.
“Kita harap nantinya seluruh OPD di lingkup Pemprov juga sudah menggunakan e-Office ini yang diinstruksikan oleh bapak Gubernur. Termasuk Setwan (Sekretariat DPRD) harapannya juga sudah memulai secara penuh untuk melaksanakan,” ucapnya.
Pihaknya memastikan siap mengakomodir identifikasi masalah yang disampaikan Sekretariat DPRD sebagai bahan rujukan pengembangan aplikasi e-Office kedepan.
“Karena e-Office ini masih dalam pengembangan, jadi kita akan mencoba masukan pembuatan suratnya (Sekretariat DPRD). Ini kita baru sosialisasi karena pengembangan e-Office masih uji coba internal,” tandas Ruhiyat. (DDJP/alw)