Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) DKI Jakarta menggelar sosialisasi penggunaan Aplikasi Arsip Jakarta Mendunia (ARJUNA) kepada para pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD DKI Jakarta.
Kepala Bagian Umum Asril Pinayungan mengatakan, soaialisasi dan penggunaan Aplikasi ARJUNA merupakan Instruksi Sekretaris Daerah (Sekda) DKI Jakarta. Tujuannya, mempercepat kearsipan digital.
“Untuk pemeliharan dan penyusunan arsip,” ujar Asril, Selasa (15/7).
Melalui penggunaan aplikasi tersebut, ungkap dia, bisa mengefesiensi waktu pencarian arsip yang dibutuhkan dan pasti menjadi lebih rapih.
“Memudahkan kita mencari arsip dari tahun berapa pun. Selama ini, kita cari arsip sedikit sulit, memakan waktu. Dengan ini mudah hanya one click,” ucap Asril.
Ia menyatakan, siap memulai penataan arsip-arsip seperti risalah rapat yang telah digelar seluruh komisi dan badan di DPRD DKI Jakarta.
“Maka nanti tim arsip kita akan bekerja sama dengan Dispusip untuk memelihara penyusutan. Mana arsip penting, seperti risalah rapat. Arsip memang tak perlu disimpan seperti surat undangan,” kata Asril.
Di kesempatan itu, Kepala Bidang Teknologi Informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta Imam Mulatip menjelaskan, ARJUNA merupakan aplikasi yang didesain untuk memperbaiki tata kelola kearsipan.
Aplikasi pendukung e-Office yang digunakan untuk mengintegrasikan pengelolaan arsip dinamis seperti penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.
“Serta arsip statis yang terjadi di Pemprov DKI, baik yang tercipta melalui e-Office maupun none-Office,” kata Imam.
Pembuatan aplikasi itu, tambah Imam, karena selama ini arsip relatif tidak terkelola dengan baik di hampir semua perangkat daerah. Makanya, aplikasi dibuat aplikasi yang mengintegrasikan semua proses menjadi satu.
Kebanyakan pengelola kearsipan, kata dia, arsip hanya ditumpuk. Kemudian ditempatkan tidak sesuai dengan tata kelola.
“Ada yang bolong, dimakan rayap, basah dan lain sebagainya. Tidak tertata. Ini kondisi rill yang kita temukan di beberapa tempat,” tukas Imam. (gie/df)